Velkommen til idræt og kultur i TJELECENTERET

Vedtægter For Den selvejende institution

 TJELECENTERET.

Navn, hjemsted og formål:

• 1

Institutionens navn er TJELECENTERET (TC)

Institutionens hjemsted er Ørum i Viborg kommune (VK).

• 2

Institutionen har til formål at etablere og drive TC til brug for idræt, motion, forsamlingshus og kulturaktiviteter for lokalområdets borgere og foreninger, samt at drive servicefaciliteter i

TC benyttes ligeledes til møder, udstillinger og lignende, samt velfærdsaktiviteter drevet af private virksomheder, f.eks. fysioterapeuter.

Fritidscenteret udlejes iht. Særskilt lejeaftale med VK til brug for kommunale aktiviteter i Ørum, f.eks. skole, pasningstilbud, institutioner og kulturelle aktiviteter.

• 3

Repræsentantskabet er institutionens højeste myndighed.

Repræsentantskabet består af repræsentanter fra Byråd, foreninger og institutioner i Ørum og

omegn:

Repræsentantskabet er sammensat således

Enhver forening eller lignende, der i hvert af sluttet kalenderår har benyttet anlægget i et omfang som TC’s bestyrelse har fastsat som minimum for repræsentationen, har ret til ved sin ledelse at udpege medlemmer til repræsentantskabet, således som anført nedenfor:

1-100 medlemmer 1 repræsentant

101-300 medlemmer 2 repræsentanter

Flere end 300 medlemmer 3 repræsentanter

Byrådet i VK, Skolebestyrelsen ved Ørum Skole og Menighedsrådet ved Ørum Kirke

har hver 1 repræsentant i repræsentantskabet.

TC’s bestyrelse har ret til at afgøre om en forening eller institution i denne henseende opfylder

kravene til at være repræsenteret.

• 4

Repræsentanterne udpeges for en 1 års periode, som løber fra 1. maj til 30. april.

Inden hvert års 1. marts anmoder bestyrelsen skriftligt om de udpegede repræsentanters navne hos

de repræsenterede foreninger. Repræsentanternes navne og adresser tilsendes bestyrelsen inden 1. april. Overskrides anmeldelsesfristen, fortabes det pågældende mandat indtil næste års udpegning

af repræsentanter, medmindre mandatet godkendes af repræsentantskabet.

Som repræsentantskabsmedlemmer kan kun udpeges myndige personer, der repræsenterer byråd forening, kreds eller institution jfr. § 3.

Udtræder et repræsentantskabsmedlem i utide, er den repræsenterende forening berettiget til at

udpege et nyt medlem.

Repræsentantskabsmøde:

• 5

Repræsentantskabsmødet er et åbent møde og er således åbent for alle interesserede.

Ordinært repræsentantskabsmøde afholdes hvert år inden udgangen af april måned i Ørum.

Formanden for repræsentantskabet indkalder repræsentantskabsmedlemmer med 3 ugers skriftlig varsel til det ordinære repræsentantskabsmøde. Repræsentantskabsmødet annonceres endvidere

med samme frist i lokale medier og ved opslag i TC.

Sammen med indkaldelsen til repræsentantskabsmødet udsendes følgende materiale til repræsentantskabsmedlemmet:

• Revideret regnskab
• Forslag til budget
• Forslag der ønskes behandlet af bestyrelsen
• Forslag der ønskes behandlet af repræsentantskabet.

Indkaldelsen skal indeholde mødets dagsorden, der mindst skal indeholde følgende punkter:

1. Valg af dirigent.
2. Valg af referent.
3. Valg af stemmetællere
4. Formandens beretning om institutionens virksomhed i det forløbne år til godkendelse.
5. Fremlæggelse af den reviderede årsrapport til godkendelse samt godkendelse af igangværende års budget.
6. Indkomne forslag, der skal være formanden i hænde senest 2 uger før mødet.

Formanden udsender de indkomne forslag til repræsentantskabet senest 1 uge før repræsentantskabsmødet.

1. Valg af formand for repræsentantskab og bestyrelse.
2. Valg af bestyrelsesmedlemmer
3. Valg af 1. og 2. suppleant.
4. Valg af revisor
5. Eventuelt

Under mødets dagsorden har alle deltagere ret til at udtale sig, men stemmeret kan kun udøves af medlemmerne af repræsentantskabet.

Ud over repræsentantskabet kan bestyrelsen invitere andre personer, som er relevante i forhold til punkterne på dagsordenen.

Afgørelser og valg træffes ved almindelig stemmeflerhed blandt de fremmødte repræsentant-skabsmedlemmer, dog jf. § 18 og 19 om vedtægtsændringer og institutionens opløsning. Ved stemmelighed foretages lodtrækning. I repræsentantskabsmøderne deltager bestyrelsen, hvis medlemmer har taleret, men kun stemmeret, hvis de tillige er medlemmer af repræsentantskabet.

Ethvert medlem af repræsentantskabet kan begære skriftlig afstemning.

Der kan foruden det ordinære repræsentantskabsmøde indkaldes til møde, hvis formanden eller et flertal i bestyrelsen ønsker dette, eller efter begæring af mindst 4 repræsentantskabsmedlemmer

med angivelse af dagsorden.

Indkaldelse til ekstraordinært repræsentantskabsmøde sker senest 14 dage efter modtagelse af begæringen, og med 14 dages skriftlig varsel som for ordinære repræsentantskabsmøder.

Bestyrelse:

• 6

TC’s bestyrelse varetager den daglige ledelse.

Bestyrelsen består af op til 7 medlemmer. Disse behøver ikke at være medlem af repræsentantskabet.

Det tilstræbes, at der vælges en bestyrelse som er repræsentativ i forhold til brugerne af TC.

Som bestyrelsesmedlemmer kan vælges personer, der er fyldt 18 år og som enten er medlem af en forening eller en brugergruppe som nævnt i § 3.

Valg af formand for såvel repræsentantskab som bestyrelse finder sted på det ordinære repræsentantskabsmøde. Formanden er således formand for såvel repræsentantskab som bestyrelse. Formanden vælges for 1 år ad gangen.

Valg af den øvrige bestyrelse, der foretages på det ordinære repræsentantskabsmøde, sker for 2 år

af gangen. På lige årstal vælges 2 medlemmer og på ulige årstal vælges 3 medlemmer.

Kommunalbestyrelsen kan udpege en repræsentant for en periode på 4 år svarende til den kommunale valgperiode.

Udtræder et bestyrelsesmedlem i valgperioden, indtræder 1. suppleanten alternativt 2. suppleanten i stedet.

• 7

Repræsentantskabets formand er formand for bestyrelsen.

Bestyrelsen konstituerer sig umiddelbart efter valgmødet med næstformand, kasserer og

sekretær. Bestyrelsen kan beslutte at ansætte en kasserer uden for bestyrelsen. Bestyrelsen kan fastsætte honorar for udførelse af formandsposten og kassererjobbet. Honorarerne skal ligge

indenfor et af repræsentantskabet godkendt beløb.

Bestyrelsen har kompetence til at ansætte og afskedige det nødvendige personale indenfor den godkendte budgetramme, herunder ansættelse af en driftsleder. Bestyrelsen har arbejdsgiverkompetencen i forhold det ansatte personale.

Bestyrelsen holder møde så ofte, som formanden finder det nødvendigt, eller mindst 2 bestyrelsesmedlemmer kræver det med angivelse af forhandlingsemne. Formanden indkalder til bestyrelsesmøde med normalt mindst en uges varsel.

Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig, såfremt mindst 4 medlemmer er til stede.

Hvert bestyrelsesmedlem har én stemme, og stemmeretten er personlig. Der kan således ikke

stemmes ved fuldmagt.

Alle beslutninger træffes ved absolut stemmeflerhed, men i tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.

Bestyrelsen kan nedsætte særlige udvalg til varetagelse af specielle opgaver. Beslutning truffet af et sådan udvalg er under bestyrelsens ansvar.

Udlejning:

• 8

Bestyrelsen udarbejder regler m.v. for centrets benyttelse samt afregning heraf, jfr. § 2.

Formueforvaltning:

• 9

Bestyrelsen drager omsorg for, at institutionens likvide pengebeholdning indsættes i institutionens navn i pengeinstitut, i børsnoterede obligationer eller forvaltes på anden betryggende vis.

Administrationsudgifter:

• 10

For hvervet som medlem af repræsentantskab og bestyrelse kan der ikke tillægges honorar.

Formanden for bestyrelsen og kassereren kan dog tildeles honorar, jfr. § 7.

Der ydes godtgørelse for dokumenterede udgifter til kontorhold og til opgaver, som er pålagt repræsentantskabs- eller bestyrelsesmedlemmer ifølge lovlig beslutning af repræsentantskabet eller bestyrelsen.

Regnskabsførelse og budget:

• 11

Bestyrelsen skal hvert år udarbejde et budget for det kommende regnskabsår til forelæggelse for og godkendelse af repræsentantskabet jfr. § 5.

Et eksemplar af institutionens budget for det kommende år skal hvert år indsendes til VK senest 1 måned efter afholdelse af det repræsentantskabsmøde, hvor det er behandlet og godkendt.

Budgettet skal være underskrevet af bestyrelsen. Det skal af en erklæring på budgettet fremgå, at

det har været forelagt repræsentantskabet, og om dette har godkendt budgettet eller ej.

Bestyrelsen er ansvarlig for og fører tilsyn med, at institutionens indtægter tilbørligt inkasseres, at institutionens sædvanlige driftsudgifter – herunder renter og afdrag af lån betales rettidigt samt at institutionens midler er anbragt som i § 10 foreskrevet.

Forhandlingsprotokol:

• 12

I institutionens forhandlingsprotokol, der er fælles for repræsentantskabet og bestyrelsen, noteres

tid og sted for alle møder, mødedeltagelsen og beslutningsdygtighed samt de på møderne trufne beslutninger og vedtagelser.

Herudover skal hvert år, forud for protokollatet af det ordinære repræsentantskabsmøde, indføres

navn og adresse på samtlige repræsentantskabsmedlemmer med angivelse af, hvilke

valgberettigede de enkelte repræsentantskabsmedlemmer repræsenterer.

Forhandlingsprotokollen føres normalt af bestyrelsens sekretær. Ved forfald udpeger formanden en stedfortræder.

Forhandlingsprotokollen underskrives af dirigenten på repræsentantskabsmøderne og på bestyrelsesmøderne af samtlige tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer.

Årsrapport og revision:

• 13

Institutionens regnskabsår er 1. januar – 31. december.

Årsrapport aflægges efter Årsregnskabslovens bestemmelser.

• 14

Revision af institutionens årsrapporter foretages af en af repræsentantskabet valgt revisor, som skal være enten statsautoriseret eller registreret revisor.

Årsrapporten skal være udarbejdet, fremlagt og godkendt på et bestyrelsesmøde inden udgangen af marts måned efter regnskabsårets afslutning.

Revisionen skal være afsluttet senest den 1. april efter regnskabsårets afslutning.

Årsrapporten skal underskrives af såvel bestyrelse som revisor.

• 15

Et eksemplar af institutionens årsrapport skal indsendes hvert år til VK inden 1 måned efter afholdelse af det ordinære repræsentantskabsmøde.

Årsrapporten skal være påført en underskrevet erklæring af formanden for repræsentantskabet,

hvoraf skal fremgå, at den har været forelagt for repræsentantskabet, og om dette har godkendt årsrapporten eller ej.

Desuden skal dirigenten, der har ledet det repræsentantskabsmøde, hvor årsrapporten har været fremlagt til godkendelse, underskrive og bekræfte, om årsrapporten er godkendt eller ej.

Kapital, hæftelse og tegning:

• 16

For institutionens forpligtelser hæfter alene institutionen. Der er således ikke noget personligt eller solidarisk ansvar for hverken personer eller foreninger eller VK, ud over de tilfælde, hvor kautions- eller garantiforpligtelser direkte er påtaget.

• 17

Institutionen tegnes af 2 bestyrelsesmedlemmer i forening, hvoraf det ene medlem skal være formanden.

Bestyrelsen kan meddele prokura til enkeltpersoner.

Ved køb og salg samt pantsætning af fast ejendom tegnes institutionen af hele bestyrelsen.

Vedtægtsændring:

• 18

Forslag om ændring af vedtægterne kan kun vedtages med 2/3 flertal af samtlige repræsentantskabsmedlemmer.

Vedtages forslagene med 2/3 flertal af de mødte, men ikke 2/3 af samtlige repræsentantskabs-medlemmer, indkaldes med 14 dages skriftlig varsel til nyt repræsentantskabsmøde, hvor forslaget

kan vedtages med 2/3 af de mødte stemmer uanset disses antal.

Vedtægtsændringer sker efter forudgående drøftelse med VK.

Opløsning:

• 19

Forslag om institutionens opløsning kan kun vedtages med 2/3 flertal af samtlige repræsentantskabsmedlemmer.

Vedtages forslagene med 2/3 flertal af de mødte, men ikke 2/3 af samtlige repræsentantskabs-medlemmer, indkaldes med 14 dages skriftlig varsel til ny repræsentantskabsmøde, hvor forslaget

kan vedtages med 2/3 af de mødte stemmer uanset disses antal.

Bliver institutionen opløst, træffer repræsentantskabet, efter at have forelagt forslagene for VK, den endelige beslutning om anvendelse af institutionens formue.

Formuen skal gives til andre foreninger, grupperinger eller andre juridiske enheder, der opfylder samme formål som angivet i vedtægtens § 2, men med det særlige krav, at det skal være hjemmehørende i Ørum og omegn:

oooOOOooo

Således vedtaget på det ordinære repræsentantskabsmøde d. 26. april 2016.